Na implementação de projetos de Sistemas de Informação, raramente se
falha por problemas de tecnologia, mas é comum falhar-se por problemas
na Gestão do Projeto. Esta é uma das verdades que das várias análises
realizadas quer empiricamente, dentro da minha atividade profissional,
quer comprovadamente através de estudos académicos e de vários analistas
de mercado, ninguém poderá negar.
A Gestão é assim uma peça
fundamental na implementação de projetos, pois é aí que são avaliados e
analisados os pontos críticos para a evolução e finalização positiva do
projeto, isto é, é aqui que se gerem diariamente todas as expectativas
dos vários interlocutores, que se alinham prioridades de
desenvolvimentos e seus planeamentos associados, que se antecipam as
resoluções dos riscos identificados no início e os que vão aparecendo ao
longo do desenvolvimento do projeto, que se estruturam os documentos e
as formas de comunicação globais ao projeto, que se controlam os
orçamentos e os fluxos financeiros de acordo com os entregáveis
definidos, entre muitas outras tarefas. Estes são alguns dos exemplos de
tarefas associadas à Gestão de Projetos, que são primordiais para o
sucesso. Muitas destas tarefas são por vezes confundidas como tarefas de
secretariado, o que se em certa medida não estará incorreto, são também
elas tarefas fulcrais e que são como um parafuso num motor automóvel,
ou seja, se não estiver bem apertado pode sem se perceber fazer gripar o
motor e, consequentemente, não levar o carro e os seus passageiros ao
seu destino final.
Posto esta explicação resumida da
importância da Gestão de Projetos, há que ter o condutor para este
"carro". E... nem todos os condutores são iguais e nem todos servem para
a competição, por muitos cursos de "condução" ou de Gestão de Projetos
que tirem. Há que ter perfil para tal. O perfil adequado também varia de
projeto para projeto, ou de outra forma, depende do cliente e da equipa
com que se vai trabalhar. Mas há um conjunto de valências comuns que se
destacam e são elas a liderança, a perseverança, o método/organização e
a objetividade.
A liderança é importante por dois
aspetos: interno e externo. Do ponto de vista interno, prende-se com a
capacidade de liderar a sua equipa, dado que gerir recursos humanos é
das tarefas mais complexas que existe no mundo empresarial e isso requer
saber motivar, potenciar as qualidades e eliminar conflitos e
individualismos latentes que sempre existirão. Do ponto de vista
externo, está a relação com o cliente, nomeadamente no entendimento do
seu negócio, pois na maioria das vezes a equipa é demasiado técnica e
incapaz de traduzir o negócio em processos e linguagem tecnológica.
Adicionalmente, o gestor de projeto tem de ter a perceção de que o seu
interlocutor do lado do cliente não tem a experiência devida ou não tem o
sponsorship necessário, de forma a ter a possibilidade de analisar como
conseguirá ultrapassar ações potencialmente complexas e que poderão
alterar o status social, cultural e político da organização. O gestor de
projeto tem assim um papel de "iluminar" o caminho a todos para a meta.
A
capacidade de perseverança tem importância pelo facto de um projeto ter
os seus momentos de "altos e baixos" e, por isso, o não desistir, o
continuar, o ultrapassar as barreiras e as curvas e contra-curvas que
vão aparecendo mais ou menos previsíveis, são um dos condimentos
críticos no perfil de quem gere o projeto.
O método e a organização
são bases estruturantes de qualquer gestor, sendo que só com uma
metodologia clara e organizada todos os stakeholders perceberão a forma
de como o caminho está e será seguido, bem como entendem a comunicação
desse caminhar. Neste âmbito o gestor alcançará uma elevada
credibilidade, pois estas duas características representam a seriedade
necessária à demonstração da capacidade de execução de quem gere o
projeto.
Finalmente, a objetividade pois o perigo de qualquer
projeto é a dispersão de ideias, o complexo da "não decisão" (o líder é
objetivo porque decide e não deixa atrasar o que todos sabem, mas sobre
o qual ninguém quer tomar a decisão), o fator de saber fazer uma agenda
para uma reunião não a deixando extravazar em demasia do tema definido
ou a todo e qualquer momento fazer reuniões (a chamada "reunite aguda"
uma doenca muito caracteristica portuguesa).
No mundo
empresarial, em particular na área de Sistemas de Informação,onde se
implementam muitas vezes projetos criticos para a sustentabilidade das
organizações, deve-se compreender que não basta ter os melhores técnicos
na equipa, é importantíssimo saber como os colocar a funcionar, bem
como saber como interagir com todos os outros Stakeholders existentes.
Se não se der a devida importância a este tema, acontece o típico:
insucesso, custos não previstos, desmotivação, etc.
Sendo a
área de Sistemas de Informação uma área de evolução muito rápida, um
gestor de projeto terá mais vantagem e credibilidade se tiver bases
tecnológicas, ou pelo menos, capacidade de discutir temas técnicos, para
além de ter sempre a mais valia necessária de dar Valor Acrescentado
através de capacidade proativa e aspeto crítico sobre o negócio do
cliente, como a capcidade de traduzir a linguagem de negócio do cliente,
em linguagem técnica e complexa de arquiteturas de Sistemas de
Informação, garantindo assim a correspondência técnica das expetativas
do cliente com uma solução apta ao negócio.
Como conclusão
referir que existem vários projetos com sucesso, razão pela qual é
possível ter uma Gestão de Projetos não só eficaz, como eficiente. Para
tal, e para além do referido neste artigo, é importante que as empresas e
os indivíduos saibam aprender com os erros e façam continuamente
processos de melhoria contínua interna e externamente.
Nota: Artigo publicado no caderno Semana Informática do Jornal de Negócios - 3 de Outubro de 2012
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